Partager une boîte mail OVH à plusieurs

Vous avez une adresse contact@ ou support@ chez OVH et plusieurs personnes doivent y répondre. Il existe trois montages courants, chacun avec ses limites, et une quatrième voie qui laisse OVH exactement où il est.

Ce que fait votre boîte OVH, et ce qu'elle ne fait pas

Une boîte OVH reçoit le courrier, le conserve et vous laisse le lire dans le webmail ou dans un client comme Outlook ou Thunderbird. Pour une personne qui répond à tout, c'est suffisant.

Dès que deux personnes se partagent l'adresse, il manque une chose que la boîte ne connaît pas : à qui appartient ce message. Elle sait si un mail est lu ou non, pas qui s'en occupe.

Les trois montages habituels

Un mot de passe pour tout le monde

Chacun ouvre le webmail avec le même identifiant. C'est le plus rapide à mettre en place et celui qui coûte le plus tard.

• Rien n'indique qui a répondu à quoi. Le dossier des messages envoyés est commun et ne porte aucun nom.
• Ouvrir un message le marque comme lu pour tous. Un mail que personne n'a traité peut avoir l'air déjà pris en charge.
• Quand quelqu'un quitte l'équipe, il faut changer le mot de passe et prévenir tout le monde, sans quoi la personne garde l'accès.

Une redirection vers les boîtes de chacun

L'adresse contact@ est redirigée vers trois boîtes personnelles. Chacun reçoit le message, donc chacun peut croire qu'un autre s'en occupe.

• Deux personnes répondent en même temps, ou personne ne répond.
• La réponse part souvent de l'adresse personnelle, pas de contact@, sauf si chacun a réglé l'envoi au nom de l'adresse commune.
• L'historique d'un client est éparpillé dans plusieurs boîtes. La personne qui reprend un dossier ne voit pas ce qui s'est dit avant elle.

La même boîte en IMAP sur chaque poste

Chacun configure la boîte OVH dans son logiciel de messagerie. L'état lu ou non lu est partagé, ce qui est déjà mieux. Mais il n'y a toujours ni attribution, ni note interne, ni moyen de voir qu'un client attend depuis trois jours.

Les quatre moments où cela se voit

1. Deux réponses au même client. Chacun a vu le message, chacun a répondu. Le client reçoit deux versions, parfois contradictoires.
2. Un client qui attend en silence. Un message arrivé un vendredi soir est resté non lu parce que tout le monde pensait qu'un autre le traitait.
3. Un départ. La personne qui s'occupait des demandes quitte l'équipe. Ses échanges sont dans sa boîte, le mot de passe commun doit changer.
4. Une promesse oubliée. "Je reviens vers vous demain" est écrit dans un mail envoyé. Personne ne le relit le lendemain.

Si aucun de ces quatre cas ne vous est arrivé, vous n'avez pas de problème à résoudre, et le paragraphe final de cet article est pour vous.

Garder OVH et ajouter la couche d'équipe

Smailor se branche sur la boîte OVH que vous avez déjà. Votre adresse, vos DNS et votre hébergement ne bougent pas. Le principe :

1. Vous saisissez l'adresse OVH et son mot de passe dans Smailor. Les serveurs sont trouvés automatiquement.
2. Les nouveaux messages sont copiés dans Smailor en moins de deux minutes. Rien n'est déplacé ni supprimé chez OVH.
3. Votre équipe répond depuis Smailor. La réponse part par OVH, depuis la même adresse. Le client ne voit aucune différence.

Ce que cela change pour l'équipe :

• Chacun se connecte avec son propre compte. Le mot de passe OVH n'est saisi qu'une fois, dans Smailor, et ne circule plus entre les personnes.
• Chaque conversation a un responsable visible. Quand quelqu'un commence à répondre, les autres le voient.
• Les notes internes restent dans la conversation, hors de portée du client.
• Les clients qui attendent depuis le plus longtemps remontent en premier.
• Le départ de quelqu'un se règle en retirant son accès à Smailor. Le mot de passe de la boîte ne change pas.

Pour couper l'accès de Smailor à la boîte, il suffit de changer le mot de passe côté OVH ou de déconnecter la boîte dans Smailor. Vos messages restent chez OVH dans tous les cas.

Quand OVH seul suffit

Si une seule personne répond à toutes les demandes et que rien ne traîne, votre boîte OVH est suffisante, et ajouter un outil serait du travail en plus. Smailor devient utile quand deux personnes partagent l'adresse, quand des clients attendent plus longtemps que vous ne le pensez, ou quand vous voulez savoir qui a répondu à quoi.

Pour essayer sans rien changer

La connexion d'une boîte existante est comprise dans l'offre gratuite, sans carte bancaire. Comme rien n'est déplacé chez OVH, vous pouvez la retirer le jour où vous n'en voulez plus.

Connecter ma boîte OVH

Vous pouvez aussi lire la page qui décrit ce montage en détail, ou voir comment remplacer un lien mailto par un formulaire qui arrive dans la même boîte partagée.