Savoir à quel client répondre en premier
Focus lit votre boîte partagée et met sur un seul tableau les conversations qui ont besoin de vous : clients qui attendent trop, promesses qui arrivent à échéance, messages que personne n'a pris. Chaque fiche dit pourquoi elle est là.
Le tableau
- À faire maintenant
- Les conversations où une réponse est due et où une personne l'attend.
- Attente trop longue
- Les clients qui ont écrit sans réponse, la plus longue attente en premier. Les newsletters et les notifications no-reply restent à l'écart.
- À surveiller
- Les fils sans responsable, un client qui relance, ou une promesse dont la date est passée.
- Rapides
- Les questions courtes qui se règlent en une minute.
- À vérifier
- Tout ce dont Focus n'est pas sûr. Dans le doute, il vous demande au lieu de sonner l'alarme.
Vos promesses, suivies
Quand une réponse dit "je vous l'envoie vendredi", Focus note la promesse et ramène la conversation vendredi si rien n'est parti. Une promesse vague comme "bientôt" ne reçoit jamais de date inventée : elle vous est présentée pour vérification.
Chaque matin, un court résumé indique combien de conversations attendent et quelles promesses tombent aujourd'hui, avec les mêmes chiffres que le tableau.
Ce que Focus ne fait jamais
Il recommande. Vous agissez.
- Il n'envoie jamais de réponse. Un brouillon suggéré remplit l'éditeur avec un emplacement visible là où vos mots sont nécessaires.
- Il n'attribue jamais une conversation. Il suggère qui connaît le mieux ce client, avec la raison.
- Écarter ou reporter une fiche change la fiche, jamais le ticket.
- Il ne dépend pas de l'IA. Les règles de classement sont fixes et continuent de fonctionner si le modèle de langue est indisponible.
Réglez-le sur vos clients
- Expéditeurs importants
- Marquez une personne, un domaine d'entreprise ou un client comme important, et ses messages remontent.
- Adresses en sourdine
- Gardez une adresse dans la boîte mais hors du tableau.
- Vos propres règles
- Des catégories de priorité et des règles pour les mots ou expéditeurs qui comptent dans votre activité.
- Sujets
- Les conversations sur un même sujet sont regroupées : un problème récurrent apparaît comme un seul sujet.
Questions
Comment Focus décide-t-il de l'ordre ?
Il regarde qui a envoyé le message (une personne ou une machine), depuis combien de temps elle attend, si quelqu'un est responsable de la conversation, si vous avez promis quelque chose et pour quand, ainsi que vos règles et vos expéditeurs importants. Chaque fiche affiche les raisons de sa place.
Focus lit-il mes emails avec une IA ?
Le classement repose sur des règles fixes, pas sur un modèle. Une IA hébergée sur les serveurs de Smailor peut ajouter des observations, comme l'intention, mais elle ne décide jamais seule, et Focus fonctionne sans elle. Aucun email n'est envoyé à une IA tierce.
Me rappellera-t-il ce que j'ai promis ?
Oui, quand la promesse a une date ("demain", "vendredi", "d'ici le 15"). La conversation revient quand la date passe sans réponse. Une promesse sans date est présentée pour vérification au lieu d'être devinée.
Puis-je masquer les newsletters et notifications ?
Elles restent déjà hors du tableau : Focus distingue le courrier humain du courrier automatique et de masse. Un message automatique important, comme un paiement refusé ou une alerte de sécurité, a quand même sa fiche.